Gestione contabile e fiscale dei rimborsi spese agli amministratori di società

La corretta gestione contabile e fiscale dei rimborsi spese agli amministratori è fondamentale per garantire la deducibilità per la società e la non imponibilità per l’amministratore. La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto nuove regole che impongono pagamenti tracciabili per consentire il riconoscimento fiscale dei rimborsi.

Questo articolo analizza il quadro normativo aggiornato, la distinzione tra compenso da lavoro dipendente e autonomo, le tipologie di rimborsi e le regole di deducibilità.

Classificazione fiscale del compenso degli amministratori

Dal punto di vista fiscale, il compenso percepito dagli amministratori di società è generalmente assimilato al reddito di lavoro dipendente (art. 50, comma 1, lett. c-bis del DPR 917/1986). Tuttavia, in alcuni casi specifici, il reddito può rientrare tra quelli da lavoro autonomo.

Quando il reddito dell’amministratore è assimilato a quello da lavoro dipendente

• Se l’incarico di amministratore non rientra nelle attività della professione abituale dell’amministratore.

Quando il reddito dell’amministratore è considerato lavoro autonomo

• Se l’amministratore esercita un’attività professionale connessa al ruolo nella società (es. commercialista amministratore di una società di consulenza fiscale, ingegnere amministratore di una società di ingegneria).

Esempi pratici di classificazione fiscale

• Dottore commercialista amministratore di una società di consulenza fiscale → reddito da lavoro autonomo
• Ingegnere amministratore di una società di ingegneria → reddito da lavoro autonomo
• Architetto amministratore di una società di marketing → reddito assimilato a lavoro dipendente

Rimborsi spese agli amministratori: disciplina fiscale

I rimborsi spese per gli amministratori sono regolati dall’art. 51, comma 5 del DPR 917/1986 (per chi ha un reddito assimilato a lavoro dipendente) e dall’art. 95, comma 3 e 3-bis per la deducibilità da parte della società.

Si distinguono due situazioni:

1. Rimborsi spese per spostamenti all’interno dello stesso Comune
2. Rimborsi spese per trasferte fuori dal Comune sede di lavoro

Rimborsi spese per spostamenti nel Comune

• Imponibili per l’amministratore
• Eccezioni: non concorrono al reddito solo se si tratta di biglietti di trasporto pubblico, ricevute taxi o car sharing

Rimborsi spese per trasferte fuori dal Comune

• Non imponibili per l’amministratore entro determinati limiti
• Tre modalità di rimborso:
  • Forfettario: fino a 46,48 euro al giorno in Italia e 77,47 euro all’estero, senza necessità di documentazione
  • Misto (analitico-forfettario): rimborso analitico per vitto o alloggio + rimborso forfettario ridotto a 30,97 euro in Italia e 51,65 euro all’estero
  • Analitico: rimborso documentato di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, più ulteriori 15,49 euro al giorno (25,82 all’estero) per altre spese non documentabili

Rimborsi chilometrici

• I rimborsi chilometrici sono deducibili entro i limiti delle tabelle ACI, con riferimento a veicoli fino a 17 CV a benzina o 20 CV a gasolio
• Il tragitto casa-lavoro non è considerato trasferta e non è esente da tassazione

Obbligo di tracciabilità dei rimborsi spese

Dal 1° gennaio 2025, la Legge di Bilancio 2025 ha introdotto l’obbligo di pagamenti tracciabili per garantire la deducibilità delle spese e la non imponibilità per l’amministratore.

Quali spese devono essere pagate con mezzi tracciabili?

• Spese di vitto e alloggio
• Spese di viaggio e trasporto
• Altre spese di trasferta rimborsate dall’azienda

Quali strumenti di pagamento sono considerati tracciabili?

• Bonifico bancario o postale
• Carta di credito, debito o prepagata
• Pagamenti digitali (PagoPA, Telepass, app bancarie)

I rimborsi spese pagati in contanti non sono deducibili per l’azienda e diventano imponibili per l’amministratore.

Deducibilità dei rimborsi spese per la società

Limiti di deducibilità

• Vitto e alloggio: deducibili fino a 180,76 euro al giorno per trasferte in Italia e 258,23 euro per trasferte all’estero
• Rimborsi chilometrici: deducibili entro i limiti ACI per auto fino a 17 CV a benzina o 20 CV a gasolio
• Spese di noleggio auto: deducibili entro i limiti ACI sopra indicati
• Altre spese di trasferta (parcheggio, pedaggi, mance): deducibili fino a 15,49 euro in Italia e 25,82 euro all’estero

Delibera assembleare sui rimborsi spese agli amministratori

Per garantire la deducibilità fiscale dei rimborsi spese è consigliabile adottare una delibera assembleare che disciplini le modalità di rimborso agli amministratori.

Secondo la Corte di Cassazione (sentenza n. 24652/2022), la delibera deve essere preventiva e rendere chiaro e determinato il costo da sostenere per la società.

La gestione contabile e fiscale dei rimborsi spese agli amministratori richiede attenzione alla tracciabilità, alle modalità di rimborso e ai limiti di deducibilità.

Azioni consigliate per le aziende

• Verificare la corretta classificazione fiscale dell’amministratore
• Predisporre una delibera assembleare per regolamentare i rimborsi
• Garantire pagamenti tracciabili per la deducibilità fiscale
• Utilizzare le tabelle ACI per i rimborsi chilometrici
• Conservare ricevute e giustificativi per ogni spesa sostenuta