ecco perché usare pagamenti tracciabili

• La Legge di Bilancio 2025 introduce importanti novità per le spese di trasferta: l’uso dei contanti ora è disincentivato.
• Se non si utilizza un metodo tracciabile, le spese non sono più deducibili e si rischia la doppia tassazione per il lavoratore.
• Alcune eccezioni però sono possibili: è bene conoscerle.

Il lavoratore o l’imprenditore alle prese con le spese di trasferta del dipendente hanno nuove disposizioni normative a cui attenersi, dopo l’entrata in vigore della Legge di Bilancio 2025.

Nella fattispecie, non è più vantaggioso usare i contanti per pagare vitto, alloggio e trasporto, dal momento che solo i pagamenti tracciabili garantiscono, dal 1° gennaio in poi, la deducibilità di tali spese (e scongiurano il rischio di doppia tassazione per il dipendente).

Le novità sono racchiuse nella Legge del 30 dicembre 2024 n.207 che prevede, appunto, che le spese di trasferta per i dipendenti risultino deducibili, e i rimborsi non imponibili per il lavoratore, solo a patto che non si utilizzino i contanti né per l’hotel e per il ristorante ma neppure per un taxi, ad esempio. Ci sono però delle eccezioni: ecco cosa sapere.

Spese di trasferta, le novità 2025 per la deducibilità

A partire dal 2025, la regola generale è che le spese per i viaggi di lavoro fuori sede dei dipendenti devono essere tassativamente tracciate. In caso contrario, non risulteranno deducibili e per i lavoratori il rimborso risulterà imponibile.

In caso di trasferta o riunioni fuori sede dei dipendenti, d’ora in avanti dunque, bisognerà prestare attenzione al tipo di pagamento utilizzato, potendo prevedere solo carte di debito o credito, bonifici bancari o postali, ma anche prepagate oppure assegni.

La scelta tra queste modalità è discrezionale per il professionista che paga le spese e per i collaboratori in trasferta, purché sia dimostrabile la tracciabilità dei pagamenti effettuati.

In questi casi, la deducibilità ai fini Irpef, Ires e Irap è garantita e anche il lavoratore avrà la sicurezza di ricevere un rimborso non imponibile.

Spese di trasferta: doppia imposizione se non tracciate

Il rischio di una doppia tassazione per le spese non tracciate diventa tangibile nel momento in cui il datore di lavoro effettua il rimborso di quanto speso al dipendente.

Questo si verifica perché una prima tassazione avviene sul denaro in quanto reddito per il dipendente ma anche il rimborso delle spese di trasferta, se non risulta tracciabile, è imponibile e quindi da tassare una seconda volta.

Tutto questo senza tener conto del fatto che tale normativa risulta inapplicabile nell’ambito del reddito da lavoro autonomo, perché non in linea con la Riforma Irpef. Questo perché, a oggi, le spese di trasferta per gli autonomi risultano regolate in base ai limiti previsti dall’articolo 95 del Tuir (il Testo Unico delle Imposte sui Redditi), che invece si rivolge in esclusiva ai dipendenti.

Tracciabilità, le possibili eccezioni all’uso dei contanti

A fronte di quella che abbiamo visto essere la regola generale a cui attenersi, ci sono alcune possibili eccezioni all’uso dei contanti durante una trasferta o un appuntamento di lavoro, senza alcuna conseguenza sulla deducibilità né alcun rischio di doppia imposizione.

Nello specifico, si tratta delle spese legate al trasporto pubblico di linea e a quelle effettuate nel territorio comunale.

1. Spese di trasporto pubblico di linea

Per quanto riguarda questa tipologia di costi, è consentito anche l’uso dei contanti, risultando comunque deducibili per l’imprenditore nonché non imponibili per il dipendente, in fase di rimborso.

Il riferimento è ai biglietti aerei o ferroviari ma anche di tram, autobus o metropolitana, a patto che si conservino i titoli di viaggio originali e la relativa documentazione interna in azienda.

2. Spese all’interno del territorio comunale

Se l’appuntamento di lavoro o la trasferta si svolgono in territorio comunale, è possibile pagare in contanti il trasporto pubblico di linea (non il taxi però), ma anche il vitto e l’alloggio. Questi ultimi restano imponibili per il dipendente, mentre risultano deducibili per il datore di lavoro al 75%.

Spese per trasferta – Domande frequenti