Risorse Umane Digitali, una leva strategica per la competitività

Storicamente in Italia si è sempre registrato un certo ritardo nell’adozione di strumenti digitali in ambito HR, soprattutto tra le PMI. La gestione e l’amministrazione del personale sono spesso state considerate attività indispensabili ma marginali nell’ottica della crescita di un’impresa. Ma forse qualcosa sta cambiando. Da numerosi blog di imprese che operano nella consulenza HR si apprende che circa tre quarti delle piccole e medie imprese hanno avviato un processo di digitalizzazione, anche se solo circa un quinto di esse ha optato per una più decisa digitalizzazione della gestione delle risorse umane.
La spinta al cambiamento è arrivata soprattutto durante e dopo la pandemia, con la necessità di gestire da remoto attività che prima si svolgevano solo in presenza: onboarding, formazione, rilevazione presenze, elaborazione delle buste paga. È in questo scenario che si affermano le nuove tecnologie HR.

Dallo sportello fisico al portale digitale
Uno dei cambiamenti più evidenti riguarda l’amministrazione del personale. Molte piccole e medie aziende italiane hanno detto addio ai faldoni cartacei, sostituendoli con sistemi digitali che archiviano in sicurezza contratti, documenti e comunicazioni. Oggi il dipendente può accedere tramite portale o app alle proprie informazioni, inviare richieste di ferie, firmare documenti digitalmente, scaricare il proprio cedolino paga.
Soluzioni digitali che consentono oggi di integrare facilmente archiviazione digitale, firma elettronica, comunicazioni interne e gestione documentale, rendendo tutto tracciabile e a norma di legge.

Meno errori e più controllo con le soluzioni elettroniche
La digitalizzazione del payroll (ricordate la busta paga o cedolino che dir si voglia?) è un altro passaggio fondamentale che anche le PMI hanno ormai intrapreso. Automatizzare calcoli, scadenze e adempimenti significa ridurre drasticamente errori e ritardi. Inoltre, i moderni sistemi possono interfacciarsi con le rilevazioni presenze digitali, i badge elettronici o le app per il controllo accessi, anche in contesti di lavoro ibrido o su più sedi.
Queste soluzioni non servono solo a “registrare le ore”, ma diventano strumenti di analisi per capire carichi di lavoro, assenteismo, performance dei team. Una gestione smart delle presenze migliora anche la conciliazione vita-lavoro, la famosa «work life balance», oggi sempre più richiesta.

L’esperienza del dipendente al centro
Non basta più pagare puntualmente lo stipendio. Oggi i lavoratori – soprattutto i più giovani – cercano esperienze personalizzate, ascolto, trasparenza. Le piattaforme HR di nuova generazione permettono tutto questo creando i presupposti di un rapporto collaboratore – azienda basato sul dialogo / ascolto.
La funzione HR ha oggi, anche nelle realtà industriali più piccole, la necessità di raccogliere feedback continui, creare percorsi di crescita su misura, attivare meccanismi di riconoscimento e reward, supportare il benessere psicologico dei team.
L’innovazione nelle HR significa attivare strumenti come sondaggi interni, gamification o micro-formazioni digitali che contribuiscono a migliorare la soddisfazione e la motivazione delle persone.

Smart working e nuove regole del gioco
In Italia lo smart working è stato formalizzato con la Legge 81 del 2017, ma la sua adozione è esplosa solo negli ultimi anni. Oggi le imprese devono fare i conti con una normativa in evoluzione e con la necessità di garantire sicurezza, privacy, diritto alla disconnessione. Le tecnologie HR aiutano a monitorare le attività in modo etico e trasparente, rispettando la normativa e valorizzando l’autonomia del lavoratore.
Victoria Miravall, Associate Director Technology Product Management di Wolters Kluwer Tax & Accounting, sottolinea come “le tecnologie digitali abbiano trasformato i processi HR tradizionali, portando maggiore efficienza e personalizzazione. Curare l’employee experience, garantire i collaboratori nei loro diritti anche da remoto, far percepire la vicinanza e l’attenzione dell’impresa durante le attività anche non in presenza è essenziale per la fidelizzazione dei collaboratori. E in questo senso, la tecnologia è una leva straordinaria per personalizzare percorsi di crescita, offrire benefit su misura e migliorare la comunicazione interna.”

Un’opportunità per le imprese italiane
“Le aziende che sapranno integrare efficacemente strumenti digitali nella gestione delle risorse umane avranno un vantaggio competitivo”, afferma Victoria Miravall di Wolters Kluwer. Il messaggio è chiaro: la trasformazione non riguarda solo i grandi gruppi, ma anche le PMI, i professionisti del lavoro, gli studi di consulenza. Il digitale è un alleato che semplifica, fa risparmiare tempo, e mette davvero le persone al centro.