Allegato 2 – Atto di informazione ai sensi dell’art. 13 Regolamento UE 679/16 relativo al trattamento dei dati connessi allo svolgimento di riunioni/incontri in videoconferenza / Informativa Privacy / Homepage

1. Titolare del trattamento

Titolare del trattamento è il Comune di Comune di Vicenza, in persona del Sindaco, con sede in Corso Palladio n° 98, Vicenza, tel. 0444221111 – PEC vicenza@cert.comune.vicenza.it (di seguito anche solo il “Comune” o il “Titolare”).

2. Dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati

Il Comune di Vicenza ha nominato il Responsabile della protezione dei dati previsto dall’art. 37 GDPR (Data Protection Officer – DPO) reperibile ai seguenti contatti: e-mail dpo@comune.vicenza.it.

3. Finalità e base giuridica del trattamento

Il trattamento di dati personali (es. nome e cognome, indirizzo e-mail del partecipante, immagini audio e video) avviene al solo scopo di permettere lo svolgimento di incontri/riunioni in modalità remota tra il personale dell’Ente e soggetti esterni o interni all’Ente, al fine di ottimizzare tempi e risorse e per necessità logistiche. In caso di riunioni particolarmente tecniche o con un articolato ordine del giorno, l’Ente può procedere alla registrazione della sessione, al fine di agevolare le attività di verbalizzazione o stesura della minuta dell’incontro. In questo caso, l’organizzatore della riunione è tenuto a comunicare ai partecipanti, prima dell’inizio della riunione, l’avvio della registrazione, dando piena informativa sul trattamento dati. La base giuridica del trattamento è data dall’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri (art. 6. par. 1, lettera e) GDPR e art. 2 ter d.lgs. 196/2003).

4. Natura del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati personali è obbligatorio ai fini della partecipazione della riunione, ad eccezione delle immagini video, per le quali è facoltà del partecipante attivare o meno la telecamera, salvo la necessità di identificare previamente i partecipanti.

5. Modalità di trattamento e periodo di conservazione dei dati

I dati verranno protetti mediante adeguate misure di sicurezza di carattere fisico, logico e organizzativo. I dati personali saranno trattati da personale facente parte dell’organizzazione dell’Ente, dagli Amministratori di Sistema dell’Ente e da soggetti esterni designati quali responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. Non sono presenti processi automatizzati di profilazione. L’eventuale registrazione verrà conservata per il tempo strettamente necessario per la gestione dell’istruttoria/procedimento inerente alla riunione, dopo di chè verrà cancellata da ogni supporto.

6. Destinatari dei dati

I dati personali potranno essere comunicati ai partecipanti all’incontro e al gestore della 31 piattaforma, quale responsabile del trattamento, al solo fine dell’esecuzione della videoconferenza. La registrazione delle riunioni potrà essere trasmessa al personale dell’Ente coinvolto nel procedimento inerente all’incontro per i soli fini istituzionali. I dati potranno essere comunicati all’Autorità Giudiziaria e/o all’Autorità di Pubblica Sicurezza, nei casi previsti dalla legge o per far valere in giudizio un diritto. I dati personali non saranno diffusi né trasferiti a Paesi Terzi né ad organizzazioni internazionali.

7. Diritti dell’interessato

Ai sensi degli artt. 15-21 GDPR, gli Interessati hanno il diritto di:

• ottenere la conferma dell’esistenza o meno di un trattamento dei propri dati personali e in tal caso, di ottenere l’accesso ai dati ed alle informazioni di cui all’art. 15 GDPR (diritto di accesso);
• ottenere la rettifica dei dati personali inesatti senza ingiustificato ritardo o l’integrazione dei dati personali incompleti (diritto di rettifica – art. 16 GDPR);
• ottenere la cancellazione dei dati senza ingiustificato ritardo, ove applicabile (diritto alla cancellazione – art. 17 GDPR);
• ottenere la limitazione del trattamento (diritto di limitazione – art. 18 GDPR);
• opporsi al trattamento in qualsiasi momento per motivi connessi alla propria situazione particolare (diritto di opposizione – art. 21 GDPR).

I diritti possono essere esercitati contattando il DPO ai seguenti recapiti: dpo@comune.vincenza.it . Gli interessati possono altresì proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali ai sensi dell’art. 77 GDPR.