Legge di Bilancio 2025 e business travel

Nuove regole per la tracciabilità delle spese di trasferta

Le principali novità della normativa in correlazione al business travel

Le disposizioni, contenute nell’art. 1, commi 81-83, stabiliscono che le spese di vitto, alloggio, trasporto e costi correlati saranno deducibili dal reddito d’impresa e dalla base imponibile IRAP solo se sostenute con mezzi di pagamento tracciabili

Rimborsi e pagamenti tracciabili

• I rimborsi delle spese pagate in contanti non saranno più deducibili per l’azienda e, anzi, verranno tassati.
• Le spese pagate con metodi tracciabili (carte di credito aziendali, bonifici, assegni, carte prepagate) saranno invece esenti da tassazione in busta paga per i dipendenti.
• Ovvero, se un dipendente paga comunque in contanti, i rimborsi da parte del datore di lavoro non sono esenti da tasse. Sono soggetti a contributi e imposte e non sono deducibili per l’azienda. L’importo rimborsato verrà considerato reddito imponibile, aumentando il carico fiscale sia per l’azienda che per il lavoratore.

Impatti sui sistemi aziendali

Per evitare conseguenze negative, le aziende dovranno:

• Adottare procedure che garantiscano l’uso esclusivo di metodi di pagamento tracciabili.
• Implementare software di gestione delle spese per automatizzare la rendicontazione e garantire la conformità normativa.
• Introdurre carte aziendali centralizzabili, con plafond dinamici e controllo sulle spese dei dipendenti.

Metodi di pagamento ammessi

Saranno considerati validi ai fini della deducibilità solo i pagamenti effettuati tramite:

• Bonifico bancario o postale
• Assegno circolare o bancario
• Carte di credito, di debito o prepagate aziendali

I pagamenti in contanti non saranno più considerati validi per la deduzione fiscale.

Conseguenze del mancato rispetto della normativa

1. Perdita dei benefici fiscali
   • Le aziende che non si adegueranno perderanno il diritto alla deduzione delle spese, aumentando così il carico fiscale.
2. Impatto sui dipendenti
   • I rimborsi per le spese non tracciabili saranno tassati, riducendo il netto percepito dai lavoratori.
3. Rischio di accertamenti fiscali
   • L’uso del contante potrebbe essere interpretato come tentativo di evasione fiscale, con un maggiore rischio di verifiche e sanzioni.

Focus sui trasporti e le trasferte all’estero

Una delle questioni ancora dibattute riguarda le spese per trasporti di linea, che potrebbero risultare non tracciabili in alcuni casi. Inoltre, per i viaggi in paesi in cui l’uso di carte di credito aziendali è limitato, le imprese dovranno trovare soluzioni alternative.

Un cambiamento per il business travel

La nuova Legge di Bilancio introduce una rivoluzione nella gestione delle spese di trasferta, con un focus su digitalizzazione e trasparenza. Molte aziende hanno già adottato standard di pagamento elettronico, ma per quelle ancora legate all’uso del contante, il passaggio sarà più complesso.

Conclusioni

La Legge di Bilancio 2025 rappresenta un’opportunità per le aziende di migliorare la gestione delle spese di trasferta, eliminando inefficienze e riducendo il rischio di contestazioni fiscali. Le imprese dovranno investire in strumenti digitali e nuovi metodi di pagamento per conformarsi alle nuove regole e garantire ai propri dipendenti un sistema di gestione più efficace e meno burocratico.