Viaggi di lavoro, cosa e come detrarre le spese

Archiviate le festività natalizie e i relativi viaggi, con le vacanze estive ancora troppo lontane si pensa a piccoli spostamenti magari approfittando di un viaggio di lavoro per godersi una piacevole permanenza.

L’idea, per professionisti e imprenditori di poter estendere l’esperienza del viaggio professionale non è del tutto assurda, anzi in alcune circostanze è possibile detrarre alcune spese.

In primo luogo è necessario sapere che la Legge di bilancio 2025 ha stretto le maglie intorno alla tracciabilità.

Come si legge sul sito del Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali, infatti, la Manovra subordina la deducibilità di alcune spese per prestazioni di lavoro alla tracciabilità del pagamento in alcune circostanze: in particolare la deducibilità delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto sostenute o rimborsate ai dipendenti, e quelle per trasferte tramite taxi e noleggio con conducente, è limitata ai pagamenti tracciabili, effettuati tramite sistemi bancari o di pagamento elettronico.

Inoltre la tracciabilità si estende alle spese di rappresentanza, indipendentemente dai limiti di deduzione già esistenti, e alle indennità e rimborsi relativi a spese per vitto, alloggio e trasporto sostenute da chi produce reddito d’impresa.

Per i liberi professionisti e gli imprenditori spesso le attività professionali e quelle ricreative possono mescolarsi nel medesimo viaggio, è importante fare attenzione ad alcuni passaggi.

In primo luogo, soltanto i lavoratori autonomi che aderiscono al regime fiscale ordinario possono scaricare parte delle spese di viaggio e trasferta. Dunque chi usufruisce del regime forfettario non ha acceso a questi strumenti.

Le spese che si possono scaricare sono quelle strettamente connesse all’attività professionale che viene svolta, e che possano portare un beneficio al proprio lavoro.

Per esempio un libero professionista che si reca in una città per seguire un convegno o un corso di formazione potrà dedurre le spese di trasporto, vitto e alloggio sostenute per parteciparvi. Lo stesso vale in caso di un incontro con soci di lavoro, oppure con potenziali clienti.

È necessario però chiarire un punto: sono solo le spese strettamente connesse alla propria attività a poter essere portate in deduzione.

Se ad esempio ci si reca in una città per un convegno di due giorni, e ci si ferma però per cinque, non sarà possibile dedurre tutte le spese di vitto e alloggio per l’interezza del soggiorno, ma solamente quelle sostenute nel periodo di durata dell’evento.

Altro caso è quello in cui, dopo un convegno, il lavoratore si fermi per altri giorni per portare a termine attività connesse alla propria professione, come meeting con potenziali clienti oppure incontri per valutare possibili siti per nuove sedi.

Anche qui è bene procurarsi una documentazione adeguata, ad esempio un’attestazione dell’agenzia immobiliare che confermi la visita a un immobile. Questo perché l’onere della prova ricade sul contribuente, che in caso di controlli da parte del Fisco deve poter fornire i giustificativi delle detrazioni o deduzioni richieste.

Per quanto riguarda la deducibilità, l’Agenzia delle Entrate prevede alcuni limiti. Se si acquista un’auto con Partita Iva da professionista, il costo del veicolo è deducibile nella misura del 20% fino ad un massimo di 18.075,99 euro. Il valore dell’Iva che si può detrarre invece è pari al 40%, senza limiti di spesa.

Per quanto riguarda invece manutenzione, riparazione, carburante, bollo auto e assicurazione, per imprese e professionisti la deducibilità è al 20% e l’Iva è detraibile al 40%. Per agenti di commercio e rappresentanti, invece, la deducibilità sale all’80% e l’Iva detraibile al 100%.

Le spese di vitto e alloggio sono deducibili al 75%, con l’Iva totalmente detraibile. Infine ci sono le spese di rappresentanza come viaggi turistici per attività promozionali dei prodotti dell’impresa; feste e intrattenimenti organizzati in coincidenza di particolari ricorrenze della vita dell’impresa o in occasione di festività, sia nazionali che religiose; banchetti e intrattenimenti svolti in concomitanza dell’apertura di nuovi uffici aziendali; feste e altri eventi conviviali correlati a fiere e simili in cui l’impresa è partecipe; servizi e beni erogati gratuitamente durante convegni, seminari e situazioni analoghe.

In questo caso esistono dei limiti massimi di deduzione che variano in base ai ricavi dell’attività: 1,5% dei ricavi e proventi fino a 10 milioni di euro; 0,6% dei ricavi e proventi tra 10 milioni e 50 milioni di euro; 0,4% dei ricavi e proventi che superano i 50 milioni di euro.

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