Nuova legge su spese di trasferta e rappresentanza da scaricare dalle tasse, tanti i dubbi da chiarire

Con la Legge di Bilancio 2025 sono cambiate le regole relative alla deducibilità delle spese di trasferta e di rappresentanza. L’obiettivo è promuovere una maggiore tracciabilità e trasparenza fiscale. Le modifiche normative hanno sollevato dubbi interpretativi con conseguente necessità di chiarimenti per evitare errori che potrebbero compromettere la deducibilità delle spese.

La normativa prevede che tutte le spese di trasferta e rappresentanza sostenute da aziende e professionisti siano deducibili solo se effettuate attraverso strumenti di pagamento tracciabili, come carte di credito, bonifici bancari o assegni. Il ricorso al contante, anche per piccole spese, comporta l’indeducibilità dell’importo, indipendentemente dalla natura della spesa e dall’attività svolta. Approfondiamo meglio:

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per le imprese

 

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  Spese di trasferta, le nuove regole dal 2025
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  Spese di rappresentanza fra tracciabilità e limiti di deducibilità

Spese di trasferta, le nuove regole dal 2025

Le spese di trasferta comprendono i costi sostenuti dai dipendenti o dai collaboratori nell’ambito delle loro attività lavorative, come viaggi, vitto, alloggio e trasporto. Secondo la nuova normativa, queste spese devono essere documentate e supportate da prove di pagamento tracciabili per essere deducibili. Ad esempio, un dipendente che utilizza un taxi durante una trasferta deve richiedere una ricevuta fiscale e pagare il servizio con uno strumento elettronico.

Le indennità di trasferta erogate in forma forfettaria devono essere gestite con particolare attenzione. Le aziende devono garantire che gli importi erogati siano congrui rispetto alle spese sostenute ed evitare discrepanze che potrebbero essere oggetto di contestazioni fiscali. La nuova normativa introduce l’obbligo di comprendere nella documentazione anche le spese anticipate dal dipendente purché queste siano rimborsate dall’azienda attraverso sistemi tracciabili.

Una questione spinosa riguarda le spese sostenute all’estero. In molti Paesi, l’utilizzo di carte di credito o altri strumenti tracciabili può essere limitato o non riconosciuto dalle autorità fiscali italiane.

Spese di rappresentanza fra tracciabilità e limiti di deducibilità

Anche le spese di rappresentanza, che sono relative ad attività volte a promuovere l’immagine aziendale o a mantenere rapporti commerciali, sono soggette alle nuove disposizioni. Rientrano in questa categoria spese per eventi promozionali, pranzi con clienti, regali aziendali e altre iniziative similari. La legge specifica che queste spese devono essere congrue e inerenti all’attività svolta, e devono essere accompagnate da documentazione adeguata che attesti sia la natura della spesa sia l’avvenuto pagamento tracciabile.

Un esempio sono gli omaggi aziendali, come bottiglie di vino o gadget personalizzati distribuiti durante le festività. Per garantire la deducibilità di tali spese, l’azienda deve fornire fatture dettagliate e documentare il pagamento con strumenti elettronici.

La normativa prevede inoltre limiti per la deducibilità delle spese di rappresentanza, calcolati in percentuale rispetto al fatturato annuo dell’azienda. Questo aspetto, già presente nelle normative precedenti, viene ora rafforzato dall’obbligo di tracciabilità, che consente alle autorità fiscali di verificare con maggiore precisione la congruità delle spese dichiarate.

Nonostante l’intento del legislatore di semplificare e rendere più trasparente il sistema fiscale, le modifiche introdotte hanno generato numerosi interrogativi tra gli operatori economici. Una delle questioni più dibattute riguarda le spese anticipate dai dipendenti. Se un lavoratore utilizza fondi personali per coprire una spesa aziendale, il successivo rimborso da parte dell’azienda tramite bonifico o assegno garantisce la deducibilità? Oppure l’assenza di un pagamento tracciabile iniziale compromette il diritto alla deduzione?

Un’altra area di incertezza riguarda le spese sostenute in contanti all’estero, dove spesso l’uso di strumenti tracciabili non è praticabile. Le imprese che operano a livello internazionale chiedono chiarimenti su come documentare tali spese per evitare contestazioni da parte dell’Agenzia delle entrate. Infine, la gestione delle indennità forfettarie richiede altre precisazioni, in quanto molte aziende utilizzano questo sistema per semplificare la rendicontazione delle trasferte.

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