Esg, alla rendicontazione ci pensa un software

di Raffaele Mazzeo e Simone Segnalini

La sostenibilità e le problematiche ambientali, sociali e di governance (“Esg”) si sono trasformate da iniziative volontarie a parti integranti della normativa vigente. La grande novità è l’inclusione della sostenibilità nel sistema civilistico italiano e nella comunicazione societaria avvenuta con il recente decreto legislativo n. 125/2024 dello scorso settembre con cui l’Italia ha recepito la nuova direttiva Corporate Sustainability Reporting Directive (“Csrd”)

Gli impatti della normativa di sostenibilità sulle aziende italiane

La direttiva Csrd oltre ai soggetti istituzionali quali le società quotate e gli enti di interesse pubblico, obbliga le grandi imprese UE alla Rendicontazione di sostenibilità da includere nella relazione sulla gestione del bilancio al 31 dicembre 2025. Il nuovo obbligo che ricade su oltre 5000 aziende italiane a partire dal 2025 è una questione molto seria in quanto non si tratta solo di fornire nuove informazioni nel bilancio ma di garantire la conformità a nuove e mai sperimentate procedure aziendali. Gli impatti sull’organizzazione derivano principalmente dal rispetto di specifici requisiti di legge, fra i quali l’adozione di un nuovo set di standard contabili europei, i cd. Esrs ( “European Standard Sustainability Reporting”), la misurazione della CO2 (“Carbon footprint”), la misurazione degli impatti attuali e prospettici che gli Esg producono, cosi come la misurazione dei rischi e delle opportunità non solo sulle aziende obbligate alla Csrd ma anche sulle loro catene del valore. Non è tutto. Le attività dello stato patrimoniale, i ricavi e i costi devono essere riclassificati in base ai criteri ambientali del Regolamento europeo sulla Tassonomia. Inoltre le informazioni dovranno essere fornite in formato elettronico come già avvenuto per i bilanci in formato Xbrl. La rendicontazione di sostenibilità sarà soggetta all’obbligo di revisione limitata (“limited assurance”) da parte di un revisore indipendente.

Rilevare i dati Esg non soltanto come obbligo di legge

Sarebbe molto riduttivo procedere all’acquisto di un software contabile Esg esclusivamente per adempiere ad un obbligo di legge. La Csrd prevede che le società adottino un approccio prospettico nella rendicontazione di sostenibilità (“forward looking”). Il sistema dei dati Esg non si deve limitare a fornire la base per la predisposizione del bilancio ma è indispensabile per alimentare il controllo di gestione dal momento che gli obiettivi aziendali, sia quelli interni del piano di sostenibilità e del sistema incentivante che quelli esterni verso il mercato, includono nuovi fattori Esg da misurare con appositi indicatori (“Kpi”) .

Dotarsi di un software contabile Esg: da dove partire

Il problema principale in questa fase in cui non si conoscono ancora a fondo le nuove regole e gli impatti sulle aziende risiede nella difficoltà di scelta del software più adatto. La personalizzazione e la configurazione iniziale (“set up”) di un software contabile Esg presuppongono la conoscenza da parte delle aziende della nuova regolamentazione e la chiara scelta delle informazioni da rendicontare. Ciò non sempre avviene a causa della difficoltà a comprendere la nuova e complessa materia. La nuova nomenclatura dei dati prevista dagli standard Esrs infatti prevede circa 120 requisiti di informativa (“disclosure requirements”) a cui corrisponde un elevato numero di dati analitici Esg sottostanti (cd. “datapoints”). Il lavoro di analisi preliminare che le società devono portare avanti in questa fase preparatoria ai nuovi obblighi, indipendentemente dalla scelta del software, consiste nell’individuare le informazioni da rendicontare fra le centinaia di datapoints potenziali. Si ritiene che il numero minimo di nuove informazioni di sostenibilità da rendicontare non sarà inferiore a 250 per singola azienda. Le informazioni di sostenibilità e i relativi processi sottostanti, oggi sono distribuiti all’interno dell’organizzazione aziendale in modo disordinato. Si tratta infatti di informazioni che in gran parte non vengono gestite da sistemi transazionali e che non risiedono nei tradizionali sistemi di contabilità analitica. I dati di sostenibilità, inoltre, non sono espressi con una metrica univoca come avviene per i dati contabili che adottano tutti l’ euro come unità di misura omogenea. La dinamica dei dati Esg, inoltre, non viene tracciata attraverso il meccanismo contabile della partita doppia. Sino ad oggi gran parte delle aziende che gestiva manualmente il report di sostenibilità su base volontaria adottava l’excel. Questa soluzione non è più possibile.

L’utilità del software contabile Esg: l’esperienza di Rsm

Rsm da oltre due anni implementa un software contabile Esg già installato presso alcune aziende proprie clienti. Il valore aggiunto della soluzione di Rsm si apprezza nella fase di set up iniziale del sistema e di primo popolamento dei dati. Normalmente quando una azienda ricorre ad un software, nella fase iniziale di impianto è chiamata a fornire il suo modello di reporting Esg e la sua base dati Esg già filtrata e definita. Il problema è che su questi specifici aspetti la gran parte delle aziende non ha ancora maturato un‘idea chiara e non è ancora in grado di fornire ai tecnici informatici le coordinate per implementare l’impianto informatico Esg. Per agevolare le aziende, Rsm ha previsto l’accompagnamento di esperti in tema Csrd in grado di fornire sia un supporto consulenziale sulle tematiche di sostenibilità sia di svolgere la configurazione ed il set up iniziale del software contabile Esg. L’ approccio di Rsm è stato considerato un elemento distintivo fortemente apprezzato in questo nuovo contesto di regole. Il software contabile Esg di Rsm garantisce una serie di compiti diversificati. Riportiamo alcune funzionalità di base.

Integra i diversi ambiti aziendali della sostenibilità in un unico processo: il software garantisce la distribuzione dei compiti fra le diverse funzioni aziendali in modo strutturale. Questo semplice cambiamento in realtà è l’unico fattore aggregante fra i diversi uffici sparsi spesso fuori dalla sede centrale e in molti casi all’estero. La soluzione consente di unificare in un solo processo, con un unico linguaggio e con gli stessi compiti le numerose persone che da qualsiasi parte del mondo operano attraverso la rete informatica aziendale.

Semplifica il processo di raccolta dei dati (“data collection”) : il punto non riguarda solo i dati, ma attraverso il sistema, l’utente è guidato passo dopo passo nel processo di raccolta dei dati qualitativi e quantitativi. Il software da la possibilità di effettuare richieste di informazioni tramite processi automatizzati e di includere file e integrare dati da altre piattaforme e fonti, inviare questionari periodici e promemoria per l’aggiornamento dei dati.

Agevola l’apprendimento della nuova normativa e degli aggiornamenti: il software è dotato di una anagrafica in grado di recepire il set di standard Esrs che un utente può consultare sul singolo dato facilmente e senza disperdersi nel nuovo e complesso framework regolatorio. In aggiunta, un grande vantaggio che si ottiene dotandosi di un sistema risiede nel fatto che nei primi anni successivi alla prima pubblicazione della normativa normalmente vi sono frequenti aggiornamenti e modifiche. In questi casi gli aggiornamenti del software (” release”) che recepiscono le varie implementazioni normative vengono automaticamente recepite dagli utenti direttamente sul loro terminale nel momento in cui operano.

Rafforza il sistema di controllo su tutte le informazioni di sostenibilità : Il sistema deve essere in grado di consolidare i dati conformemente alla struttura organizzativa aziendale garantendo coerenza e coesione nell’analisi dei dati.

Particolare attenzione è data alla gestione dei permessi per controllare l’accesso ai dati e determinare chi è responsabile di specifiche informazioni, garantendo la sicurezza e la privacy dei dati aziendali. Questo aspetto è fondamentale. Dalla nostra esperienza emerge che il migliore risultato che il software contabile Esg è riuscito a realizzare è stata la creazione del primo vero processo aziendale Esg grazie all’intelaiatura organizzativa in grado di coinvolgere i diversi e numerosi attori del processo (“process owners”). Riportiamo a titolo di esempio come avviene realmente la configurazione degli utenti quando si installa il software contabile Esg di Rsm nel sistema informativo aziendale (“piattaforma contabile Esg”)

Nell’esempio qui sotto, tratto da un caso reale, la piattaforma contabile Esg prevede una struttura ad albero suddivisa su tre livelli: gli amministratori dei sistema e responsabili dei dati, i validatori dei dati e gli editor , con diversi livelli autorizzativi.

La segregazione dei compiti che la piattaforma garantisce, rafforza il sistema di controllo interno. L’editor si occupa di compilare nella piattaforma il valore dei dati della sua area di competenza; il validatore svolge la funzione di convalida dati della sua area di competenza; il responsabile è la figura che controlla all’interno della piattaforma che l’insieme dei KPI sia accurato e completo e che abbia superato la fase di convalida.

Affrontare una Software Selection

La decisione sulla scelta di un software Esg richiede un’attenta valutazione di vari fattori, tra cui la comprensione delle esigenze specifiche dell’organizzazione, la valutazione degli obiettivi strategici e la considerazione delle implicazioni a lungo termine. Nello svolgimento di una procedura di acquisto selettiva (“software selection”), gli ambiti di valutazione dovranno includere, oltre ad un’analisi delle funzionalità e dell’usabilità della soluzione, anche alcuni aspetti tecnici e di sicurezza.

Oltre alle funzionalità del software nelle modalità di data collection e di gestione del reporting in conformità alle norme, di cui si è ampiamente trattato nei punti precedenti, vi sono 5 ulteriori aree di rilevante importanza da considerare. Forniamo di seguito un vademecum.

Le 5 aree principali di approfondimento in una software selection

1.

Integrazione e scalabilità

Per un software Esg è inoltre importante considerare la capacità di integrazione con altri sistemi esistenti all’interno dell’organizzazione. Il software dovrebbe essere in grado di interagire in modo efficace con piattaforme preesistenti, come ERP o software di gestione contabile, CRM o altri sistemi di reporting, per ridurre il rischio di interventi manuali e inefficienti nel processo di trasferimento dei dati. Inoltre, la scalabilità del software, ovvero la sua capacità di adattarsi alle esigenze dell’azienda nel lungo periodo, è un fattore cruciale da considerare. Con l’evoluzione delle esigenze aziendali e del framework normativo, il software dovrebbe essere flessibile ed in grado di adattarsi a tali nuove esigenze senza compromettere le prestazioni.

2.

Interfaccia utente e facilità d’uso

Il software dovrebbe offrire un’interfaccia intuitiva e user-friendly per garantire un’adozione agevole da parte degli utenti. Inoltre, la personalizzazione dell’interfaccia e la flessibilità nell’adattarsi alle esigenze specifiche dell’utente possono contribuire significativamente alla soddisfazione e all’efficacia dell’utilizzo del software. Alcuni aspetti da considerare potrebbero anche includere la capacità di personalizzazione o la flessibilità nella costruzione di KPI e/o di report, senza necessità di intervento da parte del team di sviluppo del fornitore (con ulteriori costi per modifiche evolutive).

3.

Criteri di sicurezza e protezione dei dati e di continuità

L’analisi delle misure di sicurezza informatica poste in essere dal fornitore, in termini di processi (ad esempio di gestione degli incidenti o di data breach), e di funzionalità tecniche di protezione del software, come crittografia dei dati e controllo e segregazione degli accessi, è un aspetto che richiede una particolare attenzione quando si sta valutando soluzioni da inserire all’interno del portafoglio applicativo della Società. La presenza di certificazioni (es. ISO 27001, ISO 27017, ISO 20701, ISO 22301) o attestazioni di conformità (es. SOC1 o SOC2) può essere un indicatore della robustezza dei processi del fornitore e del software stesso in termini di sicurezza, protezione e disponibilità del dato. Inoltre, è fondamentale valutare se tramite il software verranno effettuati trattamenti di dati personali e, quindi, se il fornitore attua adeguate misure di controllo per essere conforme alle normative e agli standard in materia di privacy (GDPR) e se le politiche di continuità e di ripristino dei dati a seguito di potenziali failure o disastri (business continuity e disaster recovery) sono adeguate e coerenti rispetto alle necessità dell’organizzazione.

4.

Costi e modelli di licenza

Non ultimo il tema dei costi associati all’acquisto e all’utilizzo del software. Questi costi possono includere, oltre ai costi di licenza d’uso del software (di solito ricorrenti annuali, che includono anche la manutenzione correttiva – per risolvere bug o errori del sistema – e/o adattativa – per allineare il software a potenziali modifiche normative e di compliance), anche costi di configurazione e formazione iniziale (di solito una-tantum per l’avvio ed il setup della soluzione). È importante esaminare i diversi modelli di licenza offerti dai fornitori di software, come licenze perpetue, licenze basate su abbonamento o modelli di licenza a consumo. Oltre ai costi iniziali, è fondamentale valutare anche i costi a lungo termine, compresi i costi di manutenzione, supporto e eventuali costi nascosti. La scelta del modello di licenza appropriato dipenderà dalle esigenze specifiche dell’azienda, dal budget disponibile e dalla strategia a lungo termine.

5.

Assistenza e supporto post-vendita

Altro aspetto da non sottovalutare riguarda l’assistenza ed il supporto post-configurazione offerti dal fornitore. Questo comprende la disponibilità di assistenza tecnica per risolvere eventuali problemi o malfunzionamenti, sia in modalità remota che in loco. È importante valutare la tempestività nelle risposte (cd. livelli minimi di servizio) e l’efficacia del supporto, nonché la disponibilità di personale che risponde in lingua italiana. Inoltre, la presenza di una base di conoscenze o di risorse online può essere un ulteriore elemento di valutazione, in quanto rappresenta una fonte aggiuntiva di supporto per gli utenti. Infine, la possibilità di accesso a aggiornamenti software e di partecipare a training o corsi di formazione mirati può essere considerata un valore aggiunto nell’ambito dell’assistenza post-vendita.