Domande frequenti per l’agente degli ordini di vendita – Business Central

[Questo articolo fa parte della documentazione non definitiva, pertanto è soggetto a modifiche.]

Queste domande frequenti descrivono l’impatto sull’intelligenza artificiale della funzionalità dell’agente per gli ordini di vendita in Business Central.

Cos’è l’agente per gli ordini di vendita

L’agente per gli ordini di vendita è un agente IA integrato che automatizza la attività di gestione delle richieste di offerte di vendita e degli ordini di vendita da parte dei clienti. L’agente è in grado di gestire l’intero processo di acquisizione degli ordini di vendita, dalla ricezione dell’ordine di un cliente tramite e-mail, all’individuazione del cliente tra i clienti registrati in Business Central, alla verifica della disponibilità degli articoli, alla preparazione di un’offerta con gli articoli richiesti, al follow-up con il cliente su eventuali modifiche necessarie per finalizzare l’offerta, alla ricezione dell’approvazione dell’offerta e alla conversione in un ordine di vendita.

Altre informazioni in Elaborare offerte e ordini di vendita con l’agente per gli ordini di vendita.

Quali sono le funzionalità dell’agente per gli ordini di vendita?

L’agente supporta la gestione delle richieste di offerte e ordini di vendita da parte dei clienti con le seguenti funzionalità:

• Configurazione dell’agente

  L’agente è disponibile direttamente all’interno di Business Central. Puoi configurare e attivare l’agente per aiutare il tuo team o la tua organizzazione a migliorare il processo di vendita. Ad esempio puoi specificare gli utenti che possono partecipare al processo di revisione e approvazione dei documenti di vendita creati dall’agente. È inoltre possibile specificare la casella di posta elettronica per ricevere le richieste dei clienti e le impostazioni per la ricerca degli articoli e coinvolgere gli utenti nella revisione del lavoro dell’agente.

  Altre informazioni in Configurare l’agente per gli ordini di vendita.

• Esecuzione e interazione delle attività

  L’agente opera in base alle sue istruzioni e alla configurazione dell’utente. Le istruzioni ne descrivono lo scopo, le attività e considerazioni di alto livello su come eseguire il flusso. Queste istruzioni sono definite nel codice agente e non sono visibili agli utenti. L’agente utilizza l’IA per identificare ed eseguire i passaggi necessari per completare la sua attività all’interno dell’ambiente Business Central. Altre informazioni in Panoramica sull’agente per gli ordini di vendita.

  L’agente viene richiamato da un dispatcher di posta elettronica incorporato che viene eseguito come attività pianificata e monitora la cassetta postale aziendale specificata nella configurazione dell’agente. Il dispatcher consegna i messaggi e-mail ricevuti dai clienti all’agente per gli ordini di vendita e invia in risposta i risultati del lavoro dell’agente, ad esempio l’offerta di vendita preparata con gli articoli richiesti.

• Accesso e autorizzazioni

  L’agente viene eseguito come utente a sé stante in Business Central e viene concesso l’accesso solo alle parti necessarie del prodotto. Viene fornito con un set di autorizzazioni predefinito e un ruolo dell’interfaccia utente (profilo) che limita le parti del prodotto e degli elementi dell’interfaccia utente (ad esempio pagine, campi, azioni) a cui può accedere.

• Trasparenza e controllo delle modifiche

  L’agente richiede l’intervento dell’utente in situazioni specifiche, ad esempio la preparazione di comunicazioni in uscita o la revisione e l’approvazione dell’azienda per operazioni chiave.

  Business Central mantiene la piena trasparenza e fornisce il controllo sulle modifiche apportate dall’agente. L’agente coinvolge gli operatori umani quando è richiesta la loro attenzione generando notifiche all’interno del prodotto che vengono visualizzate in Gestione ruolo utente. Ad esempio, una notifica viene inviata prima di qualsiasi comunicazione e-mail in uscita a un cliente, quando l’agente necessita di ulteriori dettagli per essere sbloccato o quando viene approvato per modifiche importanti.

  Per ogni attività eseguita dall’agente, gli utenti ricevono una sequenza temporale dettagliata che mostra i passaggi chiave compiuti dall’agente e dagli utenti umani, inclusa la conversazione tramite e-mail. Gli utenti possono rivedere queste informazioni e aggiornare i valori e le azioni suggerite dall’agente, se necessario. Business Central può anche visualizzare il ragionamento utilizzato dall’agente e le citazioni che hanno portato a un valore suggerito.

Qual è lo scopo previsto dell’agente per gli ordini di vendita?

L’agente per gli ordini di vendita ha lo scopo di gestire il processo di acquisizione degli ordini di vendita end-to-end. Questo processo include:

• Acquisizione dell’ordine del cliente tramite e-mail
• Iterazione dei dettagli con il cliente tramite e-mail
• Verifica della disponibilità degli articoli
• Preparazione dell’offerta di vendita con gli articoli richiesti
• Invio dell’offerta al cliente per l’approvazione
• Conversione dell’offerta in ordine di vendita dopo la ricezione della conferma da parte del cliente.

Come è stato valutato l’agente per gli ordini di vendita? Quali metriche vengono utilizzate per misurare le prestazioni?

È stato definito un set di categorie e scenari e sono stati creati test case per ciascuno di essi, come descritto nella tabella seguente. In totale, abbiamo una suite di 50 test case.

Quali sono le limitazioni dell’agente per gli ordini di vendita? In che modo gli utenti possono ridurre al minimo l’impatto delle limitazioni dell’agente per gli ordini di vendita durante l’utilizzo del sistema?

• Lingue

  • Il sistema è stato testato con il contenuto (e-mail e localizzazione del prodotto) fornito in inglese americano.
  • L’input in linguaggio misto potrebbe generare un output di qualità inferiore perché il sistema si basa sulla pura somiglianza delle stringhe e la parte semantica della corrispondenza potrebbe non funzionare correttamente.
  • A causa del supporto linguistico limitato, il sistema non è inizialmente disponibile per i clienti canadesi perché in base alla conformità linguistica normativa è obbligatorio il supporto per inglese e francese.

• Invio di e-mail

  • L’agente legge i messaggi e-mail in entrata tramite una casella di posta condivisa su Microsoft Exchange. Altre informazioni in Impostare la posta elettronica. Altri modi per ricevere la posta elettronica non sono supportati.
  • L’agente utilizza solo il corpo e-mail per ottenere i dettagli della richiesta, non elabora i file allegati ai messaggi e-mail.
  • I messaggi e-mail di grandi dimensioni potrebbero superare il numero di token che possono essere elaborati in una richiesta. Questa condizione porta l’agente ad attivare una richiesta di indagine da parte di un essere umano (in modo simile a come a un essere umano viene richiesto di approvare se l’agente approva un messaggio e-mail).
  • I messaggi e-mail generati dall’agente potrebbero contenere informazioni errate. L’agente è progettato per chiedere a un utente umano di rivedere e modificare ogni messaggio in uscita, se necessario.

• Entità e dati con cui il agente può lavorare

  • L’agente è progettato per l’utilizzo con offerte e ordini di vendita. Non è in grado di creare o utilizzare altri documenti di vendita (ad esempio ordini vuoti, fatture o note di credito) o documenti in altre aree del prodotto (ad esempio ordini di acquisto o di assistenza).
  • L’agente non crea nuovi articoli, contatti o clienti. Funziona solo con le entità che sono già registrate in Business Central. L’agente è progettato per chiedere a un utente umano di fornire informazioni aggiuntive o di eseguire l’attività manualmente, quando non riesce a trovare questi dati in Business Central.
  • L’agente non pubblica documenti.
  • In base ad ulteriori richieste da parte dei clienti, l’agente può apportare modifiche alle offerte di vendita, ma non agli ordini di vendita.
  • L’agente è progettato per funzionare con le righe di vendita di tipo “Articolo”, altri tipi di righe di vendita, ad esempio Risorsa, Addebito (Articolo), Conto allocazione, Cespiti non sono supportati.
  • In questa fase, l’agente supporta la creazione di un massimo di 15 righe articolo per documento di vendita. L’aumento del numero di righe potrebbe comportare un output di qualità inferiore.
  • Il modo in cui assegni un nome ai tuoi prodotti può influenzare l’output dell’agente. Ad esempio, l’utilizzo di abbreviazioni criptiche anziché di nomi descrittivi può ridurre la qualità dell’output.

• Quando si aggiungono articoli a un documento di vendita, l’uso del Codice variante dell’articolo non è attualmente supportato. Il campo Codice variante viene lasciato vuoto.

• Richieste di prezzi e sconti

  Business Central ha una logica avanzata di calcolo prezzo/sconto, spesso estesa da soluzioni ISV. Il metodo più affidabile per ottenere il prezzo dell’articolo consiste pertanto nella creazione di un documento di vendita, ad esempio un’offerta. Per questo motivo, l’agente è progettato per non fornire o aggiornare informazioni su prezzi e sconti tramite e-mail. I prezzi e gli sconti predefiniti vengono calcolati in base alla logica di business di Business Central e inclusi in un documento di offerta di vendita. Le richieste di modifica di sconti e prezzi non sono accettate dall’agente. Al contrario, vengono mostrate agli utenti per applicarle manualmente.

• Altre considerazioni

  • Gli amministratori con delega non possono attivare l’agente.
  • È possibile configurare e utilizzare un solo agente per gli ordini di vendita per azienda Business Central.
  • L’agente utilizza le impostazioni internazionali specificate dal proprio account utente.
  • Sebbene l’agente sia in grado di riconoscere e interagire con i campi e le azioni personalizzati introdotti dalle personalizzazioni e dalle soluzioni ISV, che vengono aggiunti al profilo e alle autorizzazioni dell’agente, i risultati potrebbero variare in termini di qualità e devono essere testati accuratamente. Migliorare l’affidabilità dell’utilizzo degli elementi personalizzati potrebbe richiedere modifiche alle istruzioni dell’agente, che al momento non sono supportate.

Quali fattori operativi e impostazioni consentono un uso efficace e responsabile della funzionalità?

• Controllo dell’accesso e autorizzazioni

  Come qualsiasi altro utente in Business Central, all’agente per gli ordini di vendita può essere concesso l’accesso esclusivamente alle parti specifiche del prodotto necessarie per eseguire le attività designate. L’agente viene fornito con autorizzazioni predefinite e un ruolo dell’interfaccia utente, noto anche come profilo, che un amministratore o un utente di configurazione può assegnare all’agente. Questa assegnazione limita l’accesso dell’agente a determinate aree del prodotto. Definisce il tipo di accesso (ad esempio, se l’agente è autorizzato solo a leggere dati specifici o anche ad aggiornarli o eliminarli) e determina gli elementi dell’interfaccia utente, ad esempio pagine, campi, azioni e riquadri Dettaglio informazioni, con cui può interagire.

  Si consiglia vivamente di utilizzare i set di autorizzazioni e il profilo inclusi nell’agente per gli ordini di vendita, che possono essere assegnati nella scheda Agente. Questa pratica garantisce che l’agente abbia accesso solo alle funzionalità necessarie per il suo ruolo, migliorando sia la sicurezza che l’efficienza all’interno del sistema.

  Altre informazioni in Configurare l’agente per gli ordini di vendita.

• Trasparenza e notifiche

  Gli utenti di Business Central possono mantenere la piena trasparenza e il controllo sulle modifiche apportate dall’agente per gli ordini di vendita utilizzando altre esperienze che consentono loro di:

  • Ricevere notifiche in Gestione ruolo utente provenienti dall’agente quando richiede assistenza o quando il processo richiede una revisione umana. Ad esempio, la revisione è necessaria per tutti i messaggi in entrata e in uscita, le approvazioni, l’aggiunta di dati mancanti e motivi simili.

  • Ottenere una migliore comprensione del contesto e della cronologia delle attività specifiche (visualizzazione “sequenza temporale”), inclusi i passaggi chiave coinvolti.

  • Ottenere un’analisi dettagliata di ogni entità creata dall’agente, ad esempio un’offerta o un ordine di vendita in cui vengono visualizzati tutti i cambiamenti e i suggerimenti apportati dall’agente all’interno di un’attività specifica. Questo comportamento consente agli esseri umani di esaminare e regolare le modifiche e quindi di disconnettersi per procedere con l’attività.

  • Ottieni una panoramica dei KPI (Key Performance Indicators) dell’agente che riassumono l’impatto del lavoro dell’agente. Ad esempio, è possibile ottenere una panoramica del numero di offerte di vendita o ordini creati dall’agente e del numero totale di tali ordini.

    Assicurati di prestare attenzione alle notifiche generate dall’agente per rivedere e approvare il suo lavoro.

• Tutte le azioni eseguite dall’agente, incluse la creazione e la modifica di record e le azioni di chiamata, contengono l’ID utente dell’agente. Tale ID utente viene visualizzato nelle stesse posizioni e nello stesso modo in cui viene visualizzato con gli altri utenti, ad esempio nelle visualizzazioni elenco, nella cronologia, nei documenti registrati, nelle notifiche e altro ancora.

• I flussi di lavoro di approvazione possono essere utilizzati per aggiungere un ulteriore livello di controllo alle attività eseguite dall’agente, come avviene con altri utenti. È possibile impostare flussi di lavoro di approvazione per fare in modo che l’agente crei una richiesta di approvazione per una modifica specifica, ad esempio per contrassegnare l’offerta come rilasciata. La modifica non è consentita fino a quando un altro utente non approva la richiesta. Altre informazioni in Utilizzare i flussi di lavoro di approvazione.

Questa funzionalità è estendibile?

Attualmente, questa funzionalità non è estendibile dai partner.

Panoramica dell’agente per gli ordini di vendita
Configurar l’agente per gli ordini di vendita
Elaborare le offerte e gli ordini di vendita con l’agente degli ordini di vendita
Configurare le funzionalità di Copilot e IA

I moduli di e-learning gratuiti per Business Central sono disponibili qui